PANDUAN MENGENDALIKAN MESYUARAT JAWATANKUASA

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PJM 3112

Mohd.Yazid Bin Deraman

Jabatan pendidikan Jasmani & Kesihatan

mydyazid@g.mail.com

MESYUARAT PERTAMA

•  Sekurangnya satu bulan sebelum pelaksanaan aktiviti atau program

• Mengesahkan perlantikan jawatankuasa  

•  Taklimat bidang tugas jawatankuasa

• Menetapkan tarikh,jadual atuar cara atau program dilaksanakan 

• Membuat perancangan tugas ahlijawatankuasa kecil

• Panduan anggaran perbelanjaan setiap bahagian dan induk dan dilapur dalam mesyuarat ke dua.

•  Menetapkan tarikh mesyuarat ke dua dan mesyuarat jawatankuasa kecil

• Menetapan agenda mesyuarat ke dua atau pelaporan yang dikehendaki untuk dibentang.

MESYUARAT KEDUA

•  Satu minggu atau dua minggu dari mesyuarat pertama

•  Pastikan ada wakil pihak pengurusan/pensyarah.

• Sebelum mesyaurat ke dua Pengerusi jawatankuasa kecil misti mesyuarat.

•  Laporan pengerusi-pengerusi jawatankuasa kecil

• Laporan perbelanjaan setiap bahagian.

• Memberi peluang penyemakan dan pemyelarasan setia ajk.

•   Menyemak rangka jadual atau tetatif program dan dipersetujuan pada dasar.

Setelah mesyuarat kedua setiausaha akan menjalankan tugas penyelarasan
 

                                          i.    Menyiapkan semua urusan surat menyurat

                                        ii.    Menyiapkan semua prosidur perancangan atau peraturan

                                       iii.    Memanatau urusan tugas setiausaha pengerusi jawatankuasa kercil

                                       iv.    Bertindak dan bertugas sebagai urusetia jawatankuasa Induk .

MESYUARAT KE TIGA

• Satu atau dua hari sebelum program dilaksanakan.

• Mesyaurat bersama pensyarah terlibat dan pensyarah ketua program

•  Penerangan tentang program akan dilaksanakan

• Memberi peluang penyelarasa terakir

• Keputusan adalah muktamat, sebarang masalah rujuk JK induk atau urusetia untuk di selesai dan diselaraskan.

•    Format dan isi buku program

• Pembelian alatan dan kemudahan.(perbelanjaan sebelum program)

 

MESYUARAT KE EMPAT.

• Dua atau tiga hari selepas program

• Selesai program,post mortem atau mesyuarat penutup

• JK Induk dan jk kecil membuat laporan lengkap post mortem

• Menutup semua fail dan diserakan JK Induk

•  Menutup  keewangan

•  Menyiapkan atau merumus secara keseluruhan perjalanan program

• Menyiapkan laporan lengkap setiap bahagian dan mengedarnya

• Menyaipkan surat ucapan terima kasih.

TINDAKAN YANG PENTING DALAM MENGELOLAKAN SESUATU PROGRAM

• Kertas kerja atau kertas cadanngan

• Senarai ahli jawatankuasa

• Surat panggilan mesyuarat/agenda

• Minit mesyuarat

• Surat perlantikan/senarai tugas ahli jawatankuasa

•  Senarai semak

• Mesyuarat-mesyuarat jawatankuasa kecil

• Format buku program.

•   Format untuk publisiti dan perasmian

• Jadual kerja jawatankuasa

• Urusan borong dan surat menyuarat

• Format dan anggaran perbelanjaan 
• Kad jemputan

• Surat penghargaan dan Terima kasih

• Sijil-sijil

• Buku/fail pelaporan atau keputusan

• Buku /fail Post mortem

• Senarai-senarai hadiah dan cebnderahati/bentuknya.