PERANAN PENGURUS ATAU PENTADBIR DALAM SESUATU ORGANISASI

Apabila seseorang pengurus memasuki organisasi, tidak kira sama ada organisasi swasta atau kerajaan, ia diberikan autoriti rasmi dan juga pangkat untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab. Apabila pengurus itu mempunyai autoriti dan pangkat di dalam organisasi, misalnya sebagai seorang ketua jabatan atau ketua bagi keseluruhan organisasi, maka peranannya selain tugas rasmi, menjadi lebih kompleks lagi. 

Henry Mintzberg membahagikan peranan pengurus kepada tiga bahagian:

1. Peranan sebagai penghubung atau orang perantaraan.
2. Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.
3. Peranan sebagai pembuat keputusan.

Peranan Penghubung Individu

Terdapat tiga peranan pengurus sebagai penghubung individu. Peranan-peranan ini datangnya terus daripada autoriti yang dipunyai oleh beliau.

Sebagai orang terpenting.

 Pertama ialah peranan sebagai orang terpenting. Oleh kerana pengurus itu mempunyai pangkat sebagai seorang ketua unit organisasi, maka beliau mestilah menjalankan tanggungjawab yang bersifat sosial. Sebagai contoh, seorang pengurus itu perlu menghadiri majlis perkahwinan kakitangan bawahannya atau seorang pengurus pemasaran melayani pelanggannya di majlis jamuan. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting diambil dan kadang-kadang dianggap biasa, tetapi ia penting demi untuk mengeratkan perhubungan dan rasa tanggungjawab sebagai seorang ketua yang dihormati

Sebagai pemimpin.

Oleh kerana pengurus itu bertanggungjawab kepada unit organisasi, maka ia bertanggungjawab ke atas kerja-kerja kakitangan unit tersebut. Setiap pengurus memainkan peranan sebagai

pemimpin yang mendorong dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan menentukan bahawa matlamat mereka itu sealiran dengan matlamat organisasi.

 Sebagai pegawai perhubungan.

 Sebagai pegawai perhubungan, pengurus harus mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang perkembangan yang berlaku di luar organisasi. Perhubungan ini dapat dilakukan secara tidak rasmi atau secara persendirian tetapi mestilah berkesan.

 Peranan Penyampai Maklumat

Oleh kerana pengurus itu adalah penghubung individu, maka ia dianggap sebagai nadi penting di dalam unitnya. Ia mungkin tidak mengetahui segala-galanya tetapi ia tentu mengetahui lebih daripada kakitangan lain hasil hubungannya dengan kakitangan di dalam dan pihak luar.

Sebagai pengawas.

 Sebagai pengawas, pengurus menjelajahi persekitaran untuk mendapatkan maklumat. Maklumat dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan, dan secara spekulasi. Memandangkan pengurus itu berhubung dengan pihak lain, maka ia mempunyai kelebihan mengumpulkan maklumat untuk organisasi.

Sebagai penyampai.

 Pengurus mestilah berkongsi dan membaha-gikan maklumat yang diterima dari pihak luar. Sebagai penyampai, pengurus perlu memberikan sebahagian daripada maklumat yang diperolehi itu terus kepada kakitangan bawahannya yang tidak berpeluang mendapatkan maklumat tersebut. Apabila kaki-tangannya mempunyai kesukaran untuk berhubung dengan kakitangan yang lain, maka pengurus kadang kala hendaklah menghantarkan maklumat tersebut terus kepada kakitangan yang lain itu.

Sebagai jurucakap.

Sebagai jurucakap, pengurus menghantarkan sebahagian maklumatnya kepada mereka yang di luar dari unitnya. Sebagai contoh, seorang penyelia pengeluaran di sebuah gedung mencadangkan kepada pihak pembekal supaya mengubah jadual bekalannya untuk memenuhi jadual pengeluaran gedungnya.

Peranan sebagai Pembuat Keputusan

Maklumat adalah bahan asas di dalam membuat keputusan. Pengurus memainkan peranan yang penting untuk membuat keputusan di unitnya. Dengan autoriti yang ada, pengurus dapat bertanggungjawab dan melibatkan diri di dalam sesuatu tindakan; dan sebagai nadi di dalam sebuah organisasi, pengurus harus mempunyai maklumat yang lengkap dan kemaskini untuk membuat keputusan tentang strategi unitnya.

Empat peranan yang menghuraikan pengurus sebagai pembuat keputusan adalah seperti berikut:

 Sebagai usahawan.

 Sebagai usahawan, pengurus cuba membaiki unitnya dan menyesuaikannya dengan keadaan persekitaran yang berubah-ubah. Sebagai pengawas, pengurus hendaklah berada dalam keadaan berjaga-jaga untuk mendapatkan ilham baru. Apabila ilham yang baik didapati, beliau akan memulakan projek itu secara bersendiri dahulu atau beliau boleh mendelegasikan projek tersebut kepada kakitangannya. Sesuatu projek itu, melibatkan perkara seperti barangan baru, kempen perhubungan awam, peraliran dana yang kemaskini, penyusunan semula bahagian yang lemah, penyelesaian masalah imej di divisi luar negeri, menyatupadukan operasi komputer dan lain-lain.

 Sebagai pengawal gangguan.

Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalan pengurus, maka ia mestilah mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan keadaan daripada menjadi bertambah teruk dan tidak terkawal. Dalam kejadian seperti pelanggan utama telah ditimpa kebankrapan atau pembekal telah melanggar kontrak atau berlakunya mogok oleh pekerja, maka pengurus hendaklah menumpukan masanya untuk mengatasi masalah tersebut. Gangguan yang berlaku itu bukanlah disebabkan pengurus lemah dan tidak menghiraukan keadaan, tetapi juga kerana ia tidak dapat meneka akibat tindakan yang telah diambil, sekalipun ia seorang pengurus yang baik.

Sebagai pembahagi sumber.

Peranan pembuat keputusan yang ketiga ialah sebagai pembahagi sumber. Pengurus bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapat sesuatu dan banyaknya. Sumber yang penting, pengurus itu harus memperuntukkan masanya kepada kakitangan supaya mereka dapat berhubung dengannya yang dianggap sebagai nadi dan pembuat keputusan. Pengurus juga bertanggungjawab dalam membentuk unit struktur, perhubungan rasmi dan menentukan cara sesuatu kerja itu dibahagikan dan diselaraskan. Pengurus juga meluluskan keputusan penting sebelum mengimplementasikannya. Dengan menetapkan kuasa ini, pengurus dapat menentukan bahawa keputusan yang dibuat itu mempunyai hubungan dengan perjalanan aktiviti dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.

Sebagai perunding.

Pengurus menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam perundingan. Sebagai contoh, pengurus besar mengadakan perundingan dengan kesatuan sekerja atau pengurus jualan mengadakan perundingan kontrak dengan pembeli atau pengurus akan berunding dengan penyelia tentang isu-isu kerja dan lain-lain. Perundingan diibaratkan sebagai satu tugas penting memandangkan pengurus mempunyai autoriti dan maklumat yang cukup untuk mengadakan perundingan.