MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

Pengaruh Peribadi Dalam Gaya Membuat Keputusan

(Mohd.Yazid Deraman. mydyazid@gmail.com.my)

Dalam membuat keputusan dalam sesuatu organisasi banyak keputusan diambil atau dilaksana berdasarkan faktor keputusan peribadi pengurus atau kepimpinan sesuatu organisasi. Antara ada empat contoh ciri-ciri keputusan yang biasa dilakukan oleh kepimpinan organisasi bersifat keputusan  peribadi:-

1.     Impulsiveness : membuat keputusan secara tergesa-gesa.  Kesannya mungkin lebih buruk jika keputusan adalah perkara teknikal yang tidak melibatkan emosi manusia.

2.     Overcoutionness : terlalu berhati-hati dan biasanya bebas dari risiko yang terlalu tinggi. Sering dikaitkan dengan pengurus-pengurus yang memiliki keyakinan diri yang rendah dan sebagai satu cara untuk mengelakkan dari digolongkan ke dalam kategori yang membuat keputusan secara impulsive.

3.     Ego Defensiveness : biasanya pengurus ini rasa terancam egonya dan membuat keputusan yang lebih berfungsi untuk peningkatan diri sendiri dan tidak semestinya satu keputusan yang baik untuk organisasi.

4.     Intelligence : Pengurus berbeza dari segi kemampuan semulajadi, pengalaman, pendidikan dan perkembangan kemahirannya.  Ia adalah salah satu faktor yang membezakan kualiti keputusan yang dibuat.

 Untuk organisasi yang mesra pelanggang saya mencadangkan organisasi IPGKKB terutama pengurusan atasan melaksanakan satu keputusan secara strategik bukan berdasarkan kepada keputusan peribadi dalam proses menyelssaikan masalah. Pengalaman saya sebagai ketua jabatan kadangkala kita terhimpit dengan keputusan yang berasiko, tampa merujuk kepada kebenaran yang hakiki. Daripada teori pengurusan saya mencadangkan garis panduan dalam proses membuat tindakan dan keputusan. Kata orang tua air dicincang tidak akan putus ibarat menarik rambut dalam tepung jangan sampai putus.

Garis Panduan Yang Dipersetujui.

1.     melalui perancangan yang teliti dan meminimumkan bilangan keputusan yang dibuat semasa krisis.

2.     menekankan pentingnya subordinat membuat semua keputusan yang mampu dilaksanakan setakat yang mampu olehnya.

3.     mencari semua peluang yang ada dan mengambil peluang-peluang yang selari dengan objektif organisasi.

4.     menilai kesan positif organisasi keatas proses membuat keputusan.

5.     melakukan tindakan yang membolehkan semua yang mahir dalam sesuatu bidang terlibat dalam proses membuat keputusan.

6.     menyedari wujudnya ciri-ciri berat sebelah, persepsi, nilai dan sikap individu yang mempengaruhi keputusan yang dibuat.

7.     belajar untuk melihat masalah sebagai peluang untuk memperlihatkan kemahiran menyelesaikan masalah.

8.     mempastikan bahawa masa yang digunakan untuk menyelesaikan sesuatu masalah adalah bersesuaian dengan kepentingan masalah itu.

9.     mencari pilihan penyelesaian yang terbaik dan bukan  yang termudah.

10. menggunakan segala kemahiran kreatif untuk menyelesaikan masalah.

11. mengenepikan dahulu segala pemikiran kritikal ketika mengumpul cara-cara untuk menyelesaikan sesuatu masalah.

12. menggunakan teknik kuantitatif dalam menilai secara kritikal pilihan-pilihan penyelesaian yang sedia ada.

13. sentiasa mengambil kira hubungan antara perlaksanaan aktiviti dengan keputusannya yang berkesan.

semua garis panduan ini bersifat profesional sebagai pemimpin apabila membuat sesuatu keputusan dalam pentadbiran sesuatu organisasi. Kepimpinan yang mengamalkan ciri kepimpinan seperti ini adalam kepimpinan berwawasan, disenangi semua ahli organisasi dan tidak mewujudkan sparato-sparato  dalam pengurusan organisasi.

FUNGSI PENGURUSAN

FUNCTIONS OF MANAGEMENT - HENRY FARYOR

P.O.S.D.CO.RB

                                      P                 PLANING

                                      O                ORGANIZING

                                      D                DERECTING

                                      CO             CO ORDINATION

                                      R                REPORTING

                                      B                BUDGETING

PLANING

·        Planing is deciding in advance

o   What to do

o   When to do

o   How to do

·        Planing ia a systematic thinking  about way & means for acconplishment of predetermind goals.

ORGANIZING

·        Indentification of activities

·        Classification of group of activities

·        Assingnment of duties

·        Delegation of authority and creating of responsibility

·        Coordinating acthority and responsibility relationship

STAFFING

·        Man power planing

·        Training and development

·        Remuneration

·        Performance appriasal

·        Promations and transfer

DIRECTING

·        Supervision

·        Motivation

·        Leadership

·        Communication

CONTROLLING

·        Estabishment of standard perfomance

·        Measurerement of action performance

·        Comparision of actual performannce with the standard and finding out deviation if any

·         corrective action

www.managementstudyguide.con/management.function.htm.

NOTA-NOTA PENTING PENGURUSAN PENDIDIKAN JASMANI & SUKAN

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PENDIDIKAN JASMANI

Proses untuk meningkatkan kemampuan kecergasan dan nilai individu melalui pendekatan aktiviti fizikal. PJ adalah proses pem,belajaran menyeluruh merangkumi domin psikomotor, kognatif afektif , sosial dan emosi.PJ pembelajaran holistik yang berupaya membangun potensi pelajar. PJ bertujuan menjadikan pelajar sihat, cergas, produktif melalui pemumupukan nilai, sikap dan pengetahuan dan amalan kesihatan untuk kehidupan seharian.

KONSEP PENGURUSAN SUKAN

•      Kegiatan yang perlu dalam organisasi bertujuan memastikan setiap individu bersatu tenaga mencapai matlamat

•      Dua bentuk:- Profesional

 KARIER PENGURUSAN SUKAN

·         Akademik Profesional

·         Pengajian di IPT

PRINSIP PENGURUSAN SUKAN

·         Sukan dan kecergasan untuk keperluan hidup

·         Pembangunan Sosial

·         Keperluan asas manusia- fisiologi

APAKAH PENGURUSAN SUKAN

·         Proses merancang, mengelola, mengarah dan mengawal

·         Kemahiran berkaitan pengelolaan, pengarahan,pengawalan. Budget, kepimpinan dan penilaian.

·         Pengurusan sumber alatan dan manusia

·         Proses berkerjasama dengan menggunakan sumber optimum- matlamat mencari cara atau menyelesaikan masalah.

MERANCANG

·         Mencapai objektif organisasi

·         Wujud tatacara pengurusan yang baik

·         Melibatkan matlamat  dan mencapai objektif organisasi

·         Mengerak matlamat organisasi guna pelbagai sumber, manusia, wang dan sumber konkrit

·         Tanggungjawab pengurus menetap matlamat, objektif dan kaedah untuk mencapainya

MENGAWAL

Mengurus prestasi yang dicapai

·         Fungsi utama

o   Menyediakan budget

o   Mengarah

o   Mengelola

o   Jadual

o   Membuat keputusan

o   Menilai

FALSAFAH  PENGURUSAN PENDIDIKAN JASMANI

·         Melahirkan insan  seimbang segi J.E.R.I

·         Berdasatkan aktiviti Fizikal mencapai domain Kognetif, afektif dan sosial.

·         Falsafah kebaikan manusia sejagat, semangat kerjasama, perpaduan dan berpegang pada etika sukan

·          

PRINSIP PENGURUSAN PENDIDIKAN JASMANI

·         Mengekalkan kecergasan- 3 domain

·         Senaman dan kecergasan gaya hidup

·         Mengusai kemahiran

·         Berpengetahuan tentang kesihatan

·         Membantu mengamalkan nilai murni, sahsiah, disiplin sesuai dengan norma masyarakat.

·          

KURIKULUM PENDIDIKAN JASMANI

·         Meningkat dan mengekalkan kecergasan kesihatan dan perlakuan motor

·         Mengusai kemahiran

·         Senaman sebagai rutin harian

·         Aplikasi pengehatuan kesihatan dan keselamatan

·         Membentuk Sahsiah

·         Membuat keputusan bijak dalam hidup

ORGANISASI PJ

Mempunyai Ketua Panitia dan kuasa Guru Penolong Kanan Akademik

BIDANG KUASA KETUA PANATIA PENDIDIKAN JASMANI

·         Ahli JK kurikulum sekolah

·         Pengerusi mesyuarat penatia

·         Perancangan tahunan

·         Mengagih dan m,enyinpan sukatan PJK

·         Perancangan tahunan panatia

·         Memantau pengajaran

·         Memeriksa buku pelajar

·         Merancang pembelian alatan

·         Menyedia Anggaran belanja

·         Merancang Latihan Dalaman

PROSES ASAS PENGURUSAN SUKAN

Proses dan asas Pengurusan Sukan

—  Perancangan

—  Pengelolaan

—  Pengawalan

Fungsi Pengurusan

—  Perancangan

—  Pengorganisasian

—  Memimpin

—  Mengawal

—  Kakitangan

—  Pengarahan

—  Koordinasasi

—  Pelaporan

—  Belanjawan.

KONSEP UTAMA PENGURUSAN SUKAN.

—  Autoriti

—  Kuasa (Power)

—  Karisma

—  Penurunan kuasa (Delegating)

—  Akauntabiliti.

Pengurusan sukan pendidikan jasmani sebarang gabungan kemahiran-kemahiran berkaitan dengan pentadbiran, perancangan, pengelolaan, pengarahan, pengawalan, pengurusan budget, kepimpinan dan penilaian dalam kontek berkaitan dengan sukan dan pendidikan jasmani.

Falsafah pengurusan sukan ialah mentadbir dan mengurus sukan sebagai alat membawa kebaikan kepada manusia sejagat, menjalinkan persahabatan serta memupuk semangat toleransi kerjasama persefahaman dan perpaduan

Falsafah pengurusan sukan ialah aktiviti mentadbir dan mengelola dalam pendidikan jasmani bertujuan menghasikan insan yang seimbang dari segi rohani,jasmani intelek dan sosial.

AMALAN REFLEKSI PROGRAM PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN SUKAN

PANDUAN AMALAN REFLEKSI

Mohd.Yazid Deraman.SMK

Jabatan Pendidikan Jasmani & Kesihatan IPG.KKB

mydyazid@gmail.com

Amalan refleksi sangat penting diamalkan oleh setiap guru pelatih untuk menilai keberkesnan sesuatu program yang telah dilaksanakan. Tujuan utama ialah untuk mengukur keupayaan diri individu yang melaksakan aktiviti atau kursus yang dilaluinya. Dengan mambuat tefleksi, mereka dapat menghayati dan menilai pemerolehan ilmu, kemahiran dan nilai-nilai murni melalui aktiviti tersebut. Biasanya reflesi dibuat akhir aktiviti atau akhir program.

Linston (1998) menghuraikan tiga peringkat refleksi sebagaimana yang dihuraikan oleh Van Manen (1970)

-          Refleksi Teknikal (Technical reflection)- Memikir bagaimana mencapai matlamat yang ditetapkan.

-          Refleksi praktikal (Practikal reflection)- Guru mengkaji cara, hasil, atau matlamat dengan menanya, what shoud we be learning?

-          Refleksi kritikal (Critial reflection) – persoalan yang timbul adalah berkaitan isu-isu moral dan etikal.

Menurut Smyth (1989) berdasarkan empat penyoalan dalam preses refleksi.

-          Membantu membina pemikiran refleksi

-          Penjelasan . Disscribe ( What do I do?)

-          Memberitahu –Infoming (What does this mean?)

-          Pengesahan -  Comforming (How did I come like this?)

-          Memberitahu semula – Reconnstructing (How might I do thing deffrenthy?)

Contoh-contoh soalan dalam membantu setiap orang membuat refleksi.

-          Adakah anda terlibat dentgan sepenuh semangat seluruh aktiviti yang dirancang?

-          Apa perasaan anda setelah mengikuti semua aktiviti?

-          Apkah faktor-faktor yang membantu pencapian objektif dengan penglibatan anda.

-          Apakah langkah-langkah yang anda lakukan untuk memperbaiki kelemahan?

-          Apakah aktiviti –aktiviti yang amat berharga dan perlu diambil tindakan susulan?

Jelas di sini refleksi memberi gambaran keseluruhan pemikiran dan penghayatan seseorang samada positif atau negative. Pelajar perlu memikir diri sendiri dalam penglibatan aktiviti ke arah pencapian objektif Sesuatu program atau kursus yang dilalui. Sebagai peserta setiap orang memberI maklumbalas aktiviti yang dilalui supaya ia boleh merancang, memperbaiki dan mempertingkatkan lagi penglibatan diri dalam sesuatu aktiviti atau program.

Jabatan Pendidikan Jasmani & Kesihatan.IPG Kampus Kota Bharu, Kelantan.

PERANAN PENGURUS ATAU PENTADBIR DALAM SESUATU ORGANISASI

Apabila seseorang pengurus memasuki organisasi, tidak kira sama ada organisasi swasta atau kerajaan, ia diberikan autoriti rasmi dan juga pangkat untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab. Apabila pengurus itu mempunyai autoriti dan pangkat di dalam organisasi, misalnya sebagai seorang ketua jabatan atau ketua bagi keseluruhan organisasi, maka peranannya selain tugas rasmi, menjadi lebih kompleks lagi. 

Henry Mintzberg membahagikan peranan pengurus kepada tiga bahagian:

1. Peranan sebagai penghubung atau orang perantaraan.
2. Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.
3. Peranan sebagai pembuat keputusan.

Peranan Penghubung Individu

Terdapat tiga peranan pengurus sebagai penghubung individu. Peranan-peranan ini datangnya terus daripada autoriti yang dipunyai oleh beliau.

Sebagai orang terpenting.

 Pertama ialah peranan sebagai orang terpenting. Oleh kerana pengurus itu mempunyai pangkat sebagai seorang ketua unit organisasi, maka beliau mestilah menjalankan tanggungjawab yang bersifat sosial. Sebagai contoh, seorang pengurus itu perlu menghadiri majlis perkahwinan kakitangan bawahannya atau seorang pengurus pemasaran melayani pelanggannya di majlis jamuan. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting diambil dan kadang-kadang dianggap biasa, tetapi ia penting demi untuk mengeratkan perhubungan dan rasa tanggungjawab sebagai seorang ketua yang dihormati

Sebagai pemimpin.

Oleh kerana pengurus itu bertanggungjawab kepada unit organisasi, maka ia bertanggungjawab ke atas kerja-kerja kakitangan unit tersebut. Setiap pengurus memainkan peranan sebagai

pemimpin yang mendorong dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan menentukan bahawa matlamat mereka itu sealiran dengan matlamat organisasi.

 Sebagai pegawai perhubungan.

 Sebagai pegawai perhubungan, pengurus harus mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang perkembangan yang berlaku di luar organisasi. Perhubungan ini dapat dilakukan secara tidak rasmi atau secara persendirian tetapi mestilah berkesan.

 Peranan Penyampai Maklumat

Oleh kerana pengurus itu adalah penghubung individu, maka ia dianggap sebagai nadi penting di dalam unitnya. Ia mungkin tidak mengetahui segala-galanya tetapi ia tentu mengetahui lebih daripada kakitangan lain hasil hubungannya dengan kakitangan di dalam dan pihak luar.

Sebagai pengawas.

 Sebagai pengawas, pengurus menjelajahi persekitaran untuk mendapatkan maklumat. Maklumat dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan, dan secara spekulasi. Memandangkan pengurus itu berhubung dengan pihak lain, maka ia mempunyai kelebihan mengumpulkan maklumat untuk organisasi.

Sebagai penyampai.

 Pengurus mestilah berkongsi dan membaha-gikan maklumat yang diterima dari pihak luar. Sebagai penyampai, pengurus perlu memberikan sebahagian daripada maklumat yang diperolehi itu terus kepada kakitangan bawahannya yang tidak berpeluang mendapatkan maklumat tersebut. Apabila kaki-tangannya mempunyai kesukaran untuk berhubung dengan kakitangan yang lain, maka pengurus kadang kala hendaklah menghantarkan maklumat tersebut terus kepada kakitangan yang lain itu.

Sebagai jurucakap.

Sebagai jurucakap, pengurus menghantarkan sebahagian maklumatnya kepada mereka yang di luar dari unitnya. Sebagai contoh, seorang penyelia pengeluaran di sebuah gedung mencadangkan kepada pihak pembekal supaya mengubah jadual bekalannya untuk memenuhi jadual pengeluaran gedungnya.

Peranan sebagai Pembuat Keputusan

Maklumat adalah bahan asas di dalam membuat keputusan. Pengurus memainkan peranan yang penting untuk membuat keputusan di unitnya. Dengan autoriti yang ada, pengurus dapat bertanggungjawab dan melibatkan diri di dalam sesuatu tindakan; dan sebagai nadi di dalam sebuah organisasi, pengurus harus mempunyai maklumat yang lengkap dan kemaskini untuk membuat keputusan tentang strategi unitnya.

Empat peranan yang menghuraikan pengurus sebagai pembuat keputusan adalah seperti berikut:

 Sebagai usahawan.

 Sebagai usahawan, pengurus cuba membaiki unitnya dan menyesuaikannya dengan keadaan persekitaran yang berubah-ubah. Sebagai pengawas, pengurus hendaklah berada dalam keadaan berjaga-jaga untuk mendapatkan ilham baru. Apabila ilham yang baik didapati, beliau akan memulakan projek itu secara bersendiri dahulu atau beliau boleh mendelegasikan projek tersebut kepada kakitangannya. Sesuatu projek itu, melibatkan perkara seperti barangan baru, kempen perhubungan awam, peraliran dana yang kemaskini, penyusunan semula bahagian yang lemah, penyelesaian masalah imej di divisi luar negeri, menyatupadukan operasi komputer dan lain-lain.

 Sebagai pengawal gangguan.

Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalan pengurus, maka ia mestilah mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan keadaan daripada menjadi bertambah teruk dan tidak terkawal. Dalam kejadian seperti pelanggan utama telah ditimpa kebankrapan atau pembekal telah melanggar kontrak atau berlakunya mogok oleh pekerja, maka pengurus hendaklah menumpukan masanya untuk mengatasi masalah tersebut. Gangguan yang berlaku itu bukanlah disebabkan pengurus lemah dan tidak menghiraukan keadaan, tetapi juga kerana ia tidak dapat meneka akibat tindakan yang telah diambil, sekalipun ia seorang pengurus yang baik.

Sebagai pembahagi sumber.

Peranan pembuat keputusan yang ketiga ialah sebagai pembahagi sumber. Pengurus bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapat sesuatu dan banyaknya. Sumber yang penting, pengurus itu harus memperuntukkan masanya kepada kakitangan supaya mereka dapat berhubung dengannya yang dianggap sebagai nadi dan pembuat keputusan. Pengurus juga bertanggungjawab dalam membentuk unit struktur, perhubungan rasmi dan menentukan cara sesuatu kerja itu dibahagikan dan diselaraskan. Pengurus juga meluluskan keputusan penting sebelum mengimplementasikannya. Dengan menetapkan kuasa ini, pengurus dapat menentukan bahawa keputusan yang dibuat itu mempunyai hubungan dengan perjalanan aktiviti dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.

Sebagai perunding.

Pengurus menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam perundingan. Sebagai contoh, pengurus besar mengadakan perundingan dengan kesatuan sekerja atau pengurus jualan mengadakan perundingan kontrak dengan pembeli atau pengurus akan berunding dengan penyelia tentang isu-isu kerja dan lain-lain. Perundingan diibaratkan sebagai satu tugas penting memandangkan pengurus mempunyai autoriti dan maklumat yang cukup untuk mengadakan perundingan.